10 Sai Lầm Phổ Biến Khi Tổ Chức Event – Bạn Có Đang Mắc Phải?
Trong thời đại mà công nghệ sự kiện đang trở thành yếu tố không thể thiếu, việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ và chiến lược rõ ràng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến khiến sự kiện không đạt được hiệu quả như mong đợi. Cùng Bloom Event điểm qua 10 sai lầm thường gặp khi tổ chức event và cách để bạn tránh lặp lại nhé!
1. Không Xác Định Rõ Mục Tiêu Của Event
Rất nhiều doanh nghiệp tổ chức event nhưng ý tưởng chưa xác định rõ mục tiêu: nâng cao thương hiệu, ra mắt sản phẩm hay tri ân khách hàng. Khi không có định hướng, mọi hoạt động – từ thông điệp, quy mô, đến ngân sách – đều dễ rơi vào tình trạng lan man.
Tại Bloom Event, mỗi sự kiện đều bắt đầu bằng việc xác lập mục tiêu truyền thông và KPI cụ thể, đảm bảo từng hoạt động đều hướng đến kết quả mong muốn.
2. Thiếu Kế Hoạch Chi Tiết Và Timeline Rõ Ràng
Một sai lầm phổ biến là không lên timeline cụ thể cho từng hạng mục. Điều này dễ dẫn đến việc các bên thi công, truyền thông, kỹ thuật không đồng bộ.
Đội ngũ Bloom Event luôn lên kế hoạch chi tiết từ giai đoạn tiền kỳ đến hậu kỳ, giúp khách hàng kiểm soát tiến độ và tránh sai sót không đáng có.
3. Không Tận Dụng Công Nghệ Trong Event
Trong thời đại 4.0, công nghệ cho các sự kiện không còn xa lạ trong những năm gần đây và công nghệ sự kiện chính là công cụ giúp nâng tầm trải nghiệm. Việc bỏ qua các công nghệ như check-in tự động, trình chiếu LED, thực tế ảo (VR), livestream đa nền tảng… khiến sự kiện trở nên lỗi thời.
Bloom Event luôn ứng dụng công nghệ sự kiện hiện đại để mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, ấn tượng và khác biệt cho mỗi khách hàng.
4. Thiếu Dự Trù Rủi Ro
Một sự kiện chuyên nghiệp luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống: mưa, mất điện, trục trặc kỹ thuật, MC đến trễ... Nhiều đơn vị tổ chức chủ quan, khiến chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể làm gián đoạn toàn bộ chương trình.
Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, Bloom Event luôn chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho mọi tình huống phát sinh.
5. Lựa Chọn Địa Điểm Không Phù Hợp
Địa điểm quá xa trung tâm, thiếu chỗ gửi xe hoặc không đủ sức chứa là lỗi mà nhiều người gặp phải. Không gian phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm mà còn thể hiện hình ảnh thương hiệu.
Bloom Event hỗ trợ khách hàng tư vấn chọn địa điểm tối ưu – từ trung tâm hội nghị, sân khấu ngoài trời, đến không gian boutique độc đáo.
6. Thiếu Đồng Bộ Trong Concept Và Truyền Thông
Một event chuyên nghiệp cần thống nhất từ ý tưởng chủ đạo (concept) đến truyền thông, thiết kế, âm thanh – ánh sáng. Khi không có một concept xuyên suốt, sự kiện dễ mất đi bản sắc.
Bloom Event luôn đề xuất ý tưởng sáng tạo và nhất quán, đảm bảo sự kiện phản ánh đúng tinh thần và thông điệp thương hiệu.
7. Ngân Sách Không Được Kiểm Soát
Phân bổ ngân sách sai lệch khiến nhiều sự kiện phát sinh chi phí hoặc ngược lại, không đủ đầu tư vào những hạng mục trọng yếu.
Bloom Event có quy trình tối ưu hóa ngân sách minh bạch, giúp khách hàng đạt hiệu quả cao nhất trong phạm vi chi phí hợp lý.
8. Không Chú Trọng Trải Nghiệm Người Tham Dự
Sự kiện thành công không chỉ đẹp về hình thức mà còn phải chạm cảm xúc người tham dự. Một chương trình khô khan, thiếu tương tác sẽ khó để lại ấn tượng.
Bloom Event luôn tập trung thiết kế trải nghiệm cá nhân hóa, giúp khách mời tham gia và ghi nhớ thương hiệu lâu hơn.
9. Thiếu Đội Ngũ Vận Hành Chuyên Nghiệp
Một kế hoạch dù hoàn hảo đến đâu cũng có thể thất bại nếu khâu vận hành không tốt. Việc giao phó cho đội ngũ thiếu kinh nghiệm dễ dẫn đến sai sót không đáng có.
Bloom Event sở hữu đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, làm việc khoa học, trách nhiệm và luôn giữ bình tĩnh trong mọi tình huống.
10. Không Đánh Giá Và Tổng Kết Sau Sự Kiện
Nhiều doanh nghiệp quên mất bước báo cáo, đo lường hiệu quả sau khi kết thúc chương trình. Đây là cơ hội quan trọng để rút kinh nghiệm và cải thiện cho các lần sau.
Bloom Event luôn hỗ trợ tổng kết, phân tích dữ liệu và phản hồi khách hàng giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu quả thực tế.
Bloom Event – Đối Tác Đồng Hành Cùng Sự Kiện Thành Công
Với nhiều năm kinh nghiệm, Bloom Event đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước, mang đến những sự kiện ấn tượng – chuyên nghiệp – giàu tính sáng tạo. Từ hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, lễ ra mắt sản phẩm đến Year End Party, chúng tôi luôn tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ sự kiện để nâng cao chất lượng và trải nghiệm.
Liên hệ ngay với Bloom Event qua số hotline 0967 998 363 để cùng nhau kiến tạo concept sáng tạo và đẳng cấp cho sự kiện tiếp theo của bạn!
