Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện dù nhỏ hay lớn, các yếu tố rủi ro vẫn luôn rình rập. Mọi rủi ro trong sự kiện có thể đến từ nhiều yếu tố khác nhau, có những yếu tố mà bạn sẽ không ngờ đến, dẫn tới việc sự kiện của bạn có thể không thành công.
Sự kiện càng lớn, tính rủi ro sẽ càng cao. Phương án đề phòng trước mọi rủi ro, phát sinh sẽ giúp bạn có một chương trình, sự kiện hoàn hảo và trọn vẹn. Hãy cùng Bloom Event tìm hiểu một số yếu tố có thể gây ra rủi ro thường gặp khi làm sự kiện và phương án giải quyết thông qua bài viết này nhé.
Các yếu tố rủi ro thường gặp khi làm sự kiện
Sự kiện luôn tiềm ẩn những rủi ro khó lường. Do vậy việc chủ quan, thiếu phương án dự phòng sẽ khiến bạn lúng túng khi sự cố xảy ra. Người tổ chức cần tính toán trước mọi rủi ro thường gặp khi làm sự kiện mà chính bạn có thể gặp phải, kể cả những rủi ro nhỏ nhất mà bạn nghĩ là sẽ dễ dàng kiểm soát nó.
Yếu tố về ngân sách
Đây là yếu tố thường dẫn đến nhiều rủi ro thường gặp khi làm sự kiện, nghiêm trọng như: thiếu sót, phát sinh chi phí, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng sự kiện. Điều này có thể đến từ phía đối tác, nhà tài trợ, hoặc chính từ nguồn tài chính dự trữ dành cho sự kiện.
Bạn hãy dành thời gian lập kế hoạch chi tiết, dự trù đầy đủ các khoản chi phí có thể xảy ra để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Luôn theo dõi đều đặn và so sánh giữa dự trữ và chi phí thực tế, điều này giúp bạn nhanh chóng nhận ra vấn đề và có thể điều chỉnh kế hoạch tài chính nhanh chóng.
Bên cạnh đó, hãy cân nhắc lựa chọn đối tác đáng tin cậy, ký kết hợp đồng rõ ràng và theo dõi thường xuyên tình hình tài chính của đối tác và nhà tài trợ. Cần phải làm việc chặt chẽ với đối tác và nhà cung cấp để đảm bảo độ chính xác của ước lượng chi phí ban đầu, và có một kế hoạch dự phòng cho những biến động.
Yếu tố về địa điểm tổ chức
Trước khi tổ chức một sự kiện nào đó, bạn nên khảo sát kỹ lưỡng các địa điểm trước khi đưa ra quyết định. Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo phù hợp với quy mô, tính chất sự kiện, thuận tiện di chuyển cho khách mời và có đầy đủ tiện nghi cần thiết.
Nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở vị trí trung tâm thành phố thuận tiện cho việc đi lại, đặc biệt là phải có không gian để xe cho khách mời đến tham dự sự kiện. Bạn cũng nên lưu ý đến không gian và sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.
Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm, bạn cũng cần quan tâm đến khung thời gian thích hợp để setup, chuẩn bị sự kiện theo quy định của địa điểm.
Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức, nhưng cũng có lúc vì sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Tùy theo khoảng thời gian cho trước hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó để công tác chuẩn bị được trơn tru và nhanh chóng.
Yếu tố về thời tiết
Thời điểm tổ chức sự kiện cũng ảnh hưởng lớn đến sự tham gia của khách mời và hiệu quả chung. Dù là sự kiện trong nhà hay ngoài trời, yếu tố thời tiết ngoài ý muốn là một trong những rủi ro thường gặp khi làm sự kiện mà các đơn vị tổ chức khó có thể kiểm soát. Mưa bão, nắng gắt, lạnh giá hay gió mạnh tạo nên ảnh hưởng không ít đối với sự kiện, có thể phải thay đổi địa điểm hoặc tạm dừng sự kiện.
Đối với sự kiện ngoài trời, bạn nên thường xuyên theo dõi và cập nhật tình hình dự báo thời tiết, nhất là 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện để lên phương án phù hợp và an toàn nhất, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như gây khó khăn cho đội ngũ tổ chức. Hãy luôn chuẩn bị sẵn áo mưa, ô che, mái che để dự phòng cho một số ảnh hưởng thời tiết thông thường, đảm bảo trải nghiệm của khách mời không bị ảnh hưởng quá mức.
Yếu tố về kỹ thuật
Các yếu tố liên quan đến máy móc hỗ trợ cho sự kiện đều được gọi chung là yếu tố kỹ thuật. Nhiều đơn vị hay phải đối mặt với một số rủi ro thường gặp khi làm sự kiện như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng.
Đây là vấn đề “muôn thuở”, kể cả những sự kiện, lễ hội âm nhạc lớn vẫn xảy ra rủi ro về âm thanh thì sự kiện của bạn càng không thể chủ quan. Hãy liệt kê ra các thiết bị kỹ thuật bạn cần cho sự kiện và bàn giao cho đội ngũ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm để chuẩn bị chu đáo, tránh mất, thiếu. Hệ thống loa, đèn phải hiện đại, đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan và an toàn trong công tác lắp đặt, vận chuyển.
Yếu tố về nhân sự
Yếu tố nhân sự luôn luôn là điểm mấu chốt làm nên chất lượng sự kiện. Nhân lực phải được đào tạo tốt, có tính đoàn kết và trách nhiệm cao. Đòi hỏi tất cả nhân lực phải tập trung cao độ trong thời tổ chức sự kiện. Sự chuyên nghiệp của nhân sự thể hiện qua nhiều khía cạnh như: khâu tiếp đón, trang trí, công tác hậu đài, vận chuyển,...
Điều này sẽ tạo ấn tượng vô cùng quan trọng đối với uy tín của ban tổ chức. Hãy đảm bảo nhân sự của bạn ở mọi khâu trong sự kiện đều có thái độ, tinh thần làm việc chuyên nghiệp và bài bản.
Yếu tố an toàn, an ninh trong sự kiện
Các sự kiện hoành tráng và công phu khó có thể thiếu những hiệu ứng sân khấu bùng nổ như pháo hoa, máy khói, phun lửa,... Việc sử dụng hiệu ứng sân khấu, đặc biệt là các hiệu ứng cháy nổ mang theo những rủi ro tiềm ẩn nghiêm trọng về an toàn.
Để giảm thiểu nguy cơ cháy nổ, bạn cần chú ý sử dụng các hiệu ứng được kiểm soát và phê duyệt an toàn, tránh sử dụng vật liệu nổ không được phép. Hệ thống kiểm soát lửa và nước cũng cần được thiết lập một cách kỹ lưỡng, với đầy đủ dụng cụ dập lửa và biện pháp phòng ngừa để tránh gây ra hư hỏng.
Bên cạnh những rủi ro thường gặp khi làm sự kiện khác, rủi ro về quản lý an ninh trong sự kiện cũng cần hết sức lưu ý. Điều này đòi hỏi sự có mặt của đội ngũ an ninh có bề dày kinh nghiệm, đảm bảo được giảm thiểu và có phương án xử lý các sự cố không mong muốn: xâm nhập và quấy rối; trộm cắp; tình huống khẩn cấp; xung đột và bạo lực…
Đối với những sự kiện quy mô lớn, thu hút cộng đồng thì việc xâm nhập hoàn toàn có thể xảy ra. Hệ thống camera giám sát là điều cần thiết, đồng thời chuẩn bị rào và cổng soát vé nghiêm ngặt để phòng tránh kẻ gian đột nhập.
Công tác chuẩn bị, tổ chức cho một sự kiện luôn tiềm ẩn những rủi ro khó lường. Do vậy việc chủ quan, thiếu phương án dự phòng sẽ khiến bạn lúng túng khi sự cố xảy ra. Hãy luôn chuẩn bị tinh thần cho những tình huống xấu nhất và có phương án giải quyết phù hợp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Mong rằng qua bài viết này, Bloom Event đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích để chuẩn bị cho mình những sự kiện thật hoàn hảo.
