Tổ chức sự kiện khai trương cần tránh những sai lầm gì?

Tổ chức sự kiện khai trương là một bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu. Cùng Bloom Event tìm hiểu những sai lầm phổ biến cần tránh để đảm bảo sự kiện khai trương của bạn thành công rực rỡ.

Những sai lầm cần tránh khi tổ chức sự kiện khai trương và cách khắc phục

Không lên kế hoạch chi tiết

Một trong những sai lầm lớn nhất khi tổ chức sự kiện khai trương là không có một kế hoạch rõ ràng. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu sót trong khâu chuẩn bị, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.

Cách khắc phục:

• Xây dựng timeline cụ thể: Liệt kê các công việc cần thực hiện theo từng giai đoạn, từ việc lên ý tưởng, chuẩn bị ngân sách, liên hệ đối tác, đến triển khai sự kiện.

• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi người trong đội ngũ tổ chức nên có nhiệm vụ cụ thể, tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.

Chọn địa điểm không phù hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu. Nhiều doanh nghiệp chọn địa điểm không phù hợp với quy mô sự kiện hoặc không thuận tiện cho khách mời, khiến sự kiện mất điểm ngay từ đầu.

Cách khắc phục:

• Ước lượng số lượng khách mời: Đảm bảo địa điểm đủ không gian để khách mời thoải mái tham dự mà không bị chật chội.

• Kiểm tra tiện nghi: Địa điểm cần có đầy đủ tiện ích như bãi đỗ xe, hệ thống âm thanh, ánh sáng và không gian bài trí phù hợp.

• Xem xét vị trí: Lựa chọn địa điểm dễ tìm, giao thông thuận tiện để thu hút nhiều khách mời hơn.

Thiếu điểm nhấn cho sự kiện

Một buổi tổ chức sự kiện khai trương nhạt nhòa, thiếu điểm nhấn sẽ khó để lại ấn tượng trong lòng khách mời. Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp không đầu tư vào ý tưởng sáng tạo hoặc nội dung chương trình.

Cách khắc phục:

• Tạo chương trình đặc sắc: Có thể tổ chức các hoạt động như cắt băng khai trương, biểu diễn nghệ thuật, hoặc giới thiệu sản phẩm mới một cách độc đáo.

• Sử dụng công nghệ: Áp dụng các yếu tố hiện đại như màn hình LED, trình diễn ánh sáng hoặc tương tác thực tế ảo để tăng tính hấp dẫn.

Ngân sách không hợp lý

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát ngân sách trong khi tổ chức sự kiện khai trương, dẫn đến tình trạng chi tiêu nhiều hơn dự kiến hoặc thiếu hụt tài chính, ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Cách khắc phục:

• Xác định ngân sách ngay từ đầu: Lập bảng chi phí chi tiết cho từng hạng mục như thuê địa điểm, thiết kế sân khấu, ăn uống, quà tặng...

• Ưu tiên hạng mục quan trọng: Dồn ngân sách cho những phần quan trọng nhất thay vì trải đều một cách không hiệu quả.

• Tìm đối tác uy tín: Hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tối ưu hóa chi phí.

Không quảng bá sự kiện đủ mạnh

Một sai lầm khác trong việc tổ chức sự kiện khai trương là doanh nghiệp không đầu tư vào hoạt động truyền thông trước sự kiện, khiến ngày khai trương không thu hút được lượng khách mời mong muốn.

Cách khắc phục:

• Sử dụng mạng xã hội: Tạo các bài đăng quảng bá sự kiện trên Facebook, Instagram, TikTok để tiếp cận đối tượng mục tiêu.

• Tận dụng email marketing: Gửi lời mời tham dự sự kiện đến danh sách khách hàng tiềm năng hoặc đối tác.

• Hợp tác với KOLs: Nhờ sự hỗ trợ từ các KOLs (người ảnh hưởng) để lan tỏa thông tin về sự kiện.

Thiếu sự quan tâm đến khách mời

Một số doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc tổ chức sự kiện khai trương mà quên đi trải nghiệm của khách mời, dẫn đến sự kiện không để lại ấn tượng tốt.

Cách khắc phục:

• Đón tiếp chu đáo: Sắp xếp đội ngũ lễ tân để hướng dẫn và hỗ trợ khách mời tận tình.

• Tạo cơ hội tương tác: Thiết kế các hoạt động giao lưu, trải nghiệm sản phẩm hoặc bốc thăm trúng thưởng để khách mời cảm thấy hứng thú.

• Theo dõi sau sự kiện: Gửi lời cảm ơn hoặc cập nhật thông tin về doanh nghiệp sau khi sự kiện kết thúc để duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Không dự phòng các rủi ro

Gặp rủi ro trong việc tổ chức sự kiện khai trương là điều không thể tránh khỏi. Vậy nên nếu không có kế hoạch dự phòng, sự kiện của bạn có thể gặp gián đoạn nghiêm trọng.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện: Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị đều hoạt động tốt.

• Chuẩn bị phương án thay thế: Có sẵn các giải pháp dự phòng cho những tình huống như thời tiết xấu, khách mời vắng mặt hoặc sự cố kỹ thuật.

Kết luận

Việc tổ chức sự kiện khai trương không chỉ là cơ hội quảng bá thương hiệu mà còn là cách để tạo dựng niềm tin với khách hàng. 

Để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần tránh những sai lầm phổ biến kể trên bằng cách lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn địa điểm phù hợp, kiểm soát ngân sách chặt chẽ và chú trọng vào trải nghiệm khách hàng.

Bloom Event chính là lựa chọn hoàn hảo, giúp sự kiện khai trương của bạn được diễn ra suôn sẻ và thành công. Việc tổ chức sự kiện khai trương thành công sẽ là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong tương lai!