Tiệc tea break được ưa chuộng sử dụng phổ biến trong hầu hết các sự kiện lớn nhỏ của doanh nghiệp. Bản chất của tiệc tea break chính là một buổi tiệc nhẹ giải lao. Tiêu chí đơn giản, tiết kiệm nhưng lại ngon miệng và vui vẻ luôn được đặt lên hàng đầu.
Giữa không khí cực kỳ căng thẳng tại các sự kiện hội họp quan trọng, thưởng thức những chiếc bánh ngọt ngào, những loại trái cây tươi ngon và thứ đồ uống mát lành dịu nhẹ trong buổi tiệc tổ chức tiệc tea break đơn giản nhưng sang trọng sẽ giúp bất kỳ vị khách nào cũng cảm thấy dễ chịu và hài lòng khi thưởng thức. Hãy cùng Bloom Event tìm hiểu cách tổ chức tiệc tea break đơn giản nhưng lại sang trọng, tạo được sự thu hút trong bài viết này nhé!
Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức tiệc Tea break
Như những bữa tiệc khác, việc lập kế hoạch tổ chức là vô cùng cần thiết. Việc này sẽ giúp bạn bao quát được những vấn đề khi tổ chức tiệc tea break như thời gian, địa điểm tổ chức, các bước chuẩn bị, chi phí tổ chức…nhầm tránh trường hợp xảy ra thiếu sót.
Xác định mục đích và số lượng khách mời
Biết được mục đích của buổi tiệc và số lượng khách mời sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ dễ dàng hơn. Những người tham gia tea break thường là nhân viên công ty, đối tác, khách mời…mọi người thường tranh thủ dùng tiệc nhanh để bắt đầu hội nghị/hội thảo hoặc vào họp tiếp.
Khi tổ chức tiệc ngọt Teabreak, bạn cần xác định số người tham gia để tính toán sao cho hợp lý. Tránh việc nhiều người mà mua thiếu đồ sẽ ảnh hưởng đến không khí bữa tiệc, còn nếu ít người mà mua nhiều món ăn sẽ gây dư thừa, lãng phí tiền bạc.
Chọn thời gian và địa điểm
- Về thời gian
Tùy vào yêu cầu của chủ tiệc mà tea break sẽ được tổ chức vào trước, trong hoặc sau sự kiện. Bloom Event gợi ý cho bạn một số thời điểm tổ chức tiệc tea break đảm bảo mang lại hiệu quả cao:
– Nếu sự kiện diễn ra cả ngày: Tổ chức tiệc tea break 2 lần, vào khoảng nghỉ giữa giờ của buổi sáng và chiều.
– Nếu sự kiện diễn ra vào sáng hoặc buổi chiều: Tổ chức tiệc 1 lần, thường vào khoảng nghỉ giữa giờ của mỗi buổi. Thông thường, thời gian tổ chức tiệc tea break là:
+ Thời gian nghỉ giữa giờ buổi sáng, khoảng 9h30 – 10h, sau khi khách tham dự sự kiện được 1-2h.
+ Thời gian nghỉ giữa giờ buổi chiều, bắt đầu lúc 15h – 15h30.
- Về địa điểm
Mục đích của tiệc tea break là để tạo sự thoải mái giữa giờ hay đầu giờ của một sự kiện nên không được sắp xếp địa điểm quá xa nơi tổ chức sự kiện đó.
- Nếu là sự kiện tổ chức tại hội trường, có thể tận dụng sảnh phía trước đó.
- Nếu là văn phòng, cần sắp xếp lại bàn ghế, di chuyển những món đồ không cần thiết ra ngoài để dành nhiều không gian cho bữa tiệc.
- Nếu là văn phòng hoặc hội trường ở các tòa nhà cao, có view đẹp thì ưu tiên đặt bàn tiệc cạnh cửa sổ, cửa kính để tôn lên các món ăn và tạo vị trí đẹp để khách check-in.
Chuẩn bị thực đơn
Menu tiệc tea break không cần quá nhiều món và cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo chất lượng ngon, số lượng nhiều để mọi người ăn no và phải phù hợp với kinh phí.
Thực đơn sẽ có trái cây, bánh ngọt, bánh mặn, trà, nước… Riêng tiệc tea break có sếp hoặc đối tác quan trọng thì cần chọn loại bánh và đồ uống cao cấp hơn, decor bàn tiệc và sắp xếp đồ ăn chuyên nghiệp hơn.
Một số món bạn nên đưa vào thực đơn tiệc tea break:
- Bánh ngọt như tiramisu, cupcake, bánh su kem... cần có khuôn hoặc đế bánh cứng cáp để thực khách dễ lấy, dễ di chuyển khi dùng tiệc.
- Bánh mặn như sandwich, bánh chà bông trứng muối mini, pizza cỡ nhỏ…
- Trái cây nên ưu tiên các loại trái cây tươi, kích thước nhỏ như dâu tây, mận hoặc gọt vỏ, cắt miếng vừa ăn như xoài, dưa hấu, thanh long…
- Nước uống : các loại đồ uống được lựa chọn phổ biến là trà, nước suối, cafe, nước ép. Nên chọn một vài loại trà ngon (trà đen, trà xanh, trà hoa cúc, v.v.) và có thể kèm theo cà phê. Hãy chuẩn bị sữa, mật ong hoặc trà sữa, sẽ phù hợp với một số khách hàng có trẻ con đi cùng.
Lưu ý: Khi lên thực đơn thì cần có các thông tin như số lượng khẩu phần ăn, món ăn, đồ uống,…
Trang trí bàn tiệc
Cách trình bày tiệc tea break cần được sắp xếp một cách gọn gàng, đẹp mắt. Ngoài ra, cần tô điểm thêm các đồ vật trang trí như bình hoa, đèn bàn, nến… để tăng sự sang trọng cho bàn tiệc.
- Bàn tiệc: Nên chọn khăn trải bàn màu trắng hoặc pastel để tạo cảm giác thanh lịch. Sắp xếp các loại trà, đồ uống và bánh ngọt trên bàn một cách gọn gàng, tránh để quá nhiều đồ sẽ làm rối mắt, giảm chú ý của khách hàng tại buổi tiệc.
- Dụng cụ: Sử dụng bộ ấm chén đẹp mắt, khay đựng bánh nhiều tầng và các loại đĩa, ly tách hài hòa với nhau. Ngoài ra, bạn cũng cần sắp xếp các dụng cụ Teabreak đi kèm như tách, dĩa, khay bánh… sao cho gọn gàng, ngăn nắp để khách mời có thể dễ dàng lấy thức ăn. Bạn cũng có thể sử dụng hoa tươi hoặc nến để trang trí thêm, làm cho không gian đơn giản, sang trọng phù hợp với xu hướng hiện nay.
Tạo không gian thoải mái
- Âm thanh: Chọn những bản nhạc nhẹ nhàng, du dương để tạo không khí thư giãn. Điều này sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy thoải mái và hài lòng trong buổi tiệc đấy.
- Phục vụ: Chuẩn bị mọi thứ trước giờ bắt đầu để có thời gian chào đón khách mời. Hãy luôn vui vẻ thân thiện để khách mời có tâm trạng thoải mái nhất. Mời khách vào khu vực tổ chức tiệc Teabreak lịch sự và chu đáo. Bố trí từng người quản lý mỗi khu vực riêng để dễ kiểm soát và hỗ trợ khách khi cần. Nhân viên phục vụ cần quan sát nhạy bén để kịp thời phục vụ và hỗ trợ nhanh chóng. Quy trình phục vụ tiệc Teabreak có thể bao gồm cả khâu chụp ảnh để lưu giữ những khoảnh khắc của buổi tiệc.
Một số lưu ý khi tổ chức tiệc tea break
- Tea break nên được bày trí tại những nơi có không gian thoáng mát, có tầm nhìn ngắm cảnh, bàn nên được phủ khăn trang nhã, các món ăn cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, gọn gàng; có thể đặt thêm vài lẵng hoa hoặc đèn bàn để không gian trông hài hòa, bớt đơn điệu.
- Vì là bữa tiệc nhẹ nên menu Teabreak không cần quá cầu kỳ mà hướng đến sự nhanh chóng, tiện lợi. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ những loại đồ ăn nhẹ như đồ uống, bánh ngọt và hoa quả.
- Hạn chế dụng cụ tiệc Teabreak là thủy tinh và sứ vì việc này sẽ ảnh hưởng đến khách mời khi di chuyển để giao lưu, trò chuyện với nhau trong buổi tiệc.
- Nên có thêm bảng tên cho món ăn tương ứng đặt ở phía trước hoặc bên cạnh từng món để chỉ rõ thông tin. Điều này sẽ gây ấn tượng cho thực khách về sự chuyên nghiệp, cũng như giúp họ dễ dàng lựa chọn món ăn.
Hy vọng những thông tin do Bloom Event cung cấp sẽ giúp cho bạn có thêm một số gợi ý về cách tổ chức tiệc tea break đơn giản, sang trọng để tổ chức bữa tiệc lý tưởng thành công!
Xem thêm:
